Jeblog - Arsip merupakan salah satu benda berharga yang sejatinya harus dijaga keasliannya untuk dapat digunakan dengan sah dan menjadi alat bukti konkrit pada sangkala tertentu. Dokumen arsip dijaga dan dilindungi tidak semata-mata hanya untuk keestetikan dan kebersihannya saja, melainkan juga termasuk dalam perlindungan isi informasi dan keterangan berharga serta bernilai, sehingga ketika lalai dalam menyortir dan menyimpan arsip, akan sangat disayangkan jika dokumen arsip rusak akibat satu dua hal di luar maupun di dalam kendali. 

Salah satu langkah preventif dari perlindungan lembaran lepas arsip adalah dengan melakukan pelapisan pada kedua sisi arsip atau dapat juga disebut dengan enkapsulasi. Enkapsulasi merupakan teknik yang cocok untuk melindungi lembaran arsip, seperti kartu keluarga, sertifikat, akta kelahiran, hingga ijazah. Berbeda dengan laminating yang menggunakan metode panas, enkapsulasi masih memiliki rongga untuk sirkulasi udara karena pelapisan pada lembaran arsip tidak menempel langsung dengan dokumen seperti metode pemanasan, yaitu laminating. 

Pada tanggal 12 Agustus 2024, salah satu mahasiswi KKN Tim II Universitas Diponegoro melakukan program kerja monodisiplin, yaitu memulai proses enkapsulasi terhadap lembaran lepas arsip di Balai Desa Jeblog. Proses enkapsulasi dilakukan dengan persiapan bahan dan alat yang dibutuhkan untuk melakukan enkapsulasi. Bahan dan alat yang dibutuhkan untuk enkapsulasi adalah; lembaran lepas arsip, kertas plastik jilid seperti kertas mika, double tape (0,25’),  penggaris, gunting atau cutter, dan pemberat untuk menahan lembaran lepas arsip agar tidak tergeser.

Praktek enkapsulasi di balai desa menggunakan piagam penghargaan. Teknik enkapsulasi dimulai dengan membersihkan dokumen dan kertas mika dari debu. Kemudian lembaran lepas arsip diletakkan di atas kertas mika dan ditiban dengan pemberat. Berikan jarak 1 - 2 mm mulai dari ujung-ujung dokumen untuk menempelkan double tape. Setelah itu, tumpuk lembaran lepas arsip dengan kertas mika lainnya dan buka sisi-sisi dari double tape. Rekatkan perlahan lapisan dari kertas mika agar perekat tidak mudah lepas. Potong sisa kertas mika sehingga hasil dari enkapsulasi lebih rapi dan mengikuti bentuk dokumen.

Enkapsulasi sejatinya akan bertahan selama 2 - 3 tahun. Disarankan untuk mengganti plastik serta perekat agar dapat mengurangi efek samping dari beberapa bahan yang  mengandung asam. Karena sejatinya dokumen-dokumen arsip seperti kartu keluarga, ijazah, hingga akta kelahiran inilah yang sangat dibutuhkan dan sering disentuh untuk digunakan. Untuk itu, teknik enkapsulasi merupakan pengambilan langkah yang baik dalam menjaga dan memelihara isi informasi yang terkandung dalam lembaran lepas arsip tersebut. 

Penulis: Siti Nathaya Putri (Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Diponegoro)